L'insieme delle circolari presenti in nel sito di una scuola o di un ufficio scolastico può essere definito come una collezione omogenea di oggetti informativi. Le circolari hanno in effetti una struttura comune che viene dichiarata al momento della stesura:
- data;
- protocollo;
- titolo;
- oggetto;
- testo;
- firma.
Ma non solo: esse presentano anche altre caratteristiche costanti: ad esempio i destinatari, elementi potenzialmente utili per la classificazione.